Como preparar o time para usar um novo sistema de gestão?

Como preparar o time para usar um novo sistema de gestão?

Quando o assunto é implementar novas tecnologias as empresas precisam primeiramente estar sempre atualizadas das novidades do mercado. Com o objetivo de entender o que melhor se encaixa nas necessidades e realidade da empresa, além de estar ciente de que será necessário para preparar o time para as novas tecnologias. Por isso, no artigo de hoje vamos trazer algumas dicas para te ajudar na preparação do time para usar um novo sistema de gestão. 

Nós da AchieveMore já implantamos nosso software de gestão de performance e resultados em diversas empresas, dos mais diversos segmentos e tamanhos, e ao longo de toda essa experiência notamos que existem algumas boas práticas importantes para que o sistema implementado na empresa, seja bem aceito e cumpra com o seu objetivo final, que é melhorar a produtividade e performance da equipe

Como preparar o time para usar um novo sistema de gestão?

Sempre que é implementado algo novo dentro de uma empresa acaba surgindo algumas dúvidas, e até mesmo um certo bloqueio por aqueles profissionais que não aceitam muito bem mudanças ou não são tão adeptos a usar novas tecnologias.

Por isso, algumas ações devem ser feitas ao apresentar à equipe uma nova ferramenta de gestão. É preciso ter treinamentos, onboarding, a plataforma deve ser intuitiva para facilitar o trabalho do dia a dia, e aos poucos os colaboradores vão criando familiaridade e passam a realizar as tarefas com mais eficiência.

O que é um sistema de gestão?

As ferramentas de gestão basicamente são uma junção de metodologias e modelos de gestão estratégica, no qual são colocados dentro de uma plataforma com o objetivo de ajudar as empresas no processo de gestão, monitoramento de ações e controle de projetos, sempre com o objetivo de gerar mais produtividade e autonomia para os colaboradores.

Além de ser uma boa forma de criar estratégias de negócios para alcançar os melhores resultados, ter uma melhor interação com o time e, além de todos esses pontos, um benefício para diminuir as falhas e mais sucesso nas entregas.  

Para conhecer um pouco mais sobre alguns tipos de ferramentas de gestão leia este artigo: Quais ferramentas devo usar na gestão empresarial.

8 dicas para preparar o time para usar um novo sistema de gestão.  

Agora que você já sabe o que é um sistema de gestão, é a hora de definir qual será a maneira de comunicar para o time e implantar na empresa. Lembre-se, o principal objetivo é eles se familiarizem e aceitarem bem essa nova fase. Além de mostrar para o time que o sistema é um aliado, pois será um facilitador na hora de realizar as tarefas por meio dos sistemas. Confira a seguir quais são as dicas que ao longo do tempo e experiência da AchieveMore, entendemos que será um facilitador para essa fase de implementação. 

1- Pesquise quais ferramentas atendem a necessidade da empresa, funcionem em nuvem, para não depender de armazenamento e nem dificultar o acesso a ela;

2 – Crie um planejamento para todas as etapa da implantação da ferramenta, após definir prazos e colocá-los dentro de um cronograma, para definir em quais datas será feita cada ação de onboarding.

3 – Faça treinamentos, é através do treinamento que você conhecerá a capacidade do time e isso também ajudará você a definir como funcionará o uso do sistema e principalmente verificar se não há desvio de função ou excesso de tarefas. 

4 – Distribua as tarefas e responsabilidades para as entregas ao implementar o sistema de gestão na sua empresa, desta forma você evitará uma sobrecarga no time responsável por implementar o sistema na empresa e também esse processo será mais ágil. 

5 – Defina quais entregas são mais urgentes e importantes, para terem prioridade e serem feitas primeiro, isso ajudará na organização como um todo e também no processo do modo geral. 

6 – Faça um acompanhamento no primeiro mês, propondo a utilização diária da ferramenta com o apoio do gestor, e deixe o time ir usando sozinho para que você entenda quais desafios e melhorias vão surgir ao longo do processo.

7 – Monitore cada etapa, observe quais são as dificuldades em comum ou se já conseguiram a autonomia rapidamente para o desenvolvimento.

8 – Deixe o time a vontade para dar feedbacks com relação ao uso e a adaptação. Analise todas as sugestões de melhorias na aplicação e até mesmo se a ferramenta está melhorando o desempenho dos colaboradores e otimizando os processos internos. 

Saiba a importância de preparar a equipe para um novo sistema de gestão.

Com um sistema de gestão dentro de uma empresa os colaboradores terão mais autonomia no controle de suas próprias tarefas, ajudando a equipe a se organizar sobre os prazos e a ter uma maior clareza do que deverá ser feito durante a sua rotina diária.

A empresa terá apenas benefícios aplicando um bom sistema de gestão, pois terá mais visão sobre a capacidade do time, do que eles entregam e em quanto tempo, e dentro disso pode tentar explorar uma melhor performance do time. 

Uma equipe organizada e bem treinada, sempre estará disposta e motivada a realizar as entregas de projetos de maneira mais eficiente e qualificada, e desta forma atingir a performance máxima da equipe. 

Conheça a AchieveMore e descubra uma ferramenta de gestão de performance e resultados que une tecnologia e sistema de recompensa, em uma só lugar.


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