As empresas e seus processos sempre estão em constante mudança e evolução, graças à transformação digital, mudança no comportamento do consumidor entre outros fatores que influenciam as empresas a repensarem seu tipo de gestão de processos e buscar o modelo mais adequado. Gestão de processos modelos para te ajudar a aumentar os resultados.

Atualmente e de acordo com o cenário atual da economia e sociedade se tornou essencial que as empresas voltem seus olhares para si mesma, com o objetivo de entender as suas rotinas, planejamentos, procedimentos, demandas e áreas que necessitam de melhoria. 

Toda a equipe e pessoas envolvidas nas demandas da empresa passam a refletir a respeito dos procedimentos e identificam as falhas, com o intuito de apontar os pontos de melhoria e propor novas iniciativas. 

Para que a sua empresa tenha sucesso separamos 03 modelos de gestão de processos que vão te ajudar a aumentar os resultados.   

1 – Metodologia de gestão Seis Sigma

O modelo de gestão e processos Seis Sigma é um dos modelos baseado na melhoria contínua através da eliminação de falhas ou imprecisões, da redução de custos e ganho de produtividade. A metodologia seis sigma busca implementar diversas mudanças no gerenciamento para obter os melhores resultados financeiros. 

Geralmente a metodologia Seis Sigma é utilizada para a resolução de problemas mais complexos, exigindo o uso intensivo de ferramentas estatísticas e por isso acaba tornando o uso mais restrito para empresas de médio a grande porte.

Existem duas certificações importantes para a metodologia de gestão seis sigma e elas são: 

• Green Belt Seis Sigma
• Black Belt Seis Sigma

Green Belt Seis Sigma 

Green Belt é o nome de uma certificação pessoal para os profissionais que trabalham com a implementação de projetos de melhoria contínua dentro das empresas. Esta certificação é baseada no ciclo DMAIC que é semelhante ao ciclo PDCA usando as seguintes etapas: 

• definir;
• medir;
• analisar;
• aperfeiçoar;
• controlar.

Após a certificação, os profissionais passam a ter o conhecimento necessário para implementar melhorias contínuas dentro das organizações.

Black Belt Seis Sigma 

A certificação black belt seis sigma é mais avançada. Neste caso os profissionais são mais experientes e dominam o assunto de forma mais completa e avançada, os profissionais com certificação black belt seis sigma costumam liderar as equipes e profissionais com certificação green belt seis sigma.

2 – O Ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um dos mais conhecidos modelos de gestão de processos, este ciclo trata-se de uma abreviação formada por ações em inglês que são: plan (planejar), do (fazer), check (acompanhar) e act (agir). E cada uma dessas ações representa o cumprimento de uma etapa do processo. 

O PDCA funciona de forma contínua, ou seja a cada nova rodada o nível de aprimoramento do processo se aprofunda e se repete, cabe ao gestor responsável pelo processo trabalhar buscando para que o método seja incorporado à dinâmica da empresa e tornando parte da identidade da empresa. 

Além disso, o PDCA é caracterizado por possibilitar uma aplicação quase intuitiva, principalmente por conta da sua agilidade e por ser possível implementar em empresas de todos os portes. 

3 – Metodologia 5S

A metodologia 5S é mais conhecida principalmente em países orientais, mas também é aplicada em outros diversos países, pois esta metodologia ajuda na gestão de processos mobilizando os funcionários por meio de alterações no ambiente de trabalho. 

Essas mudanças atendem os aspectos de organização, limpeza, eliminação de desperdícios, identificação de gargalos nos processos, entre outros. A principal ideia é buscar a transformação no comportamento dos funcionários, engajando-os na transformação do espaço de trabalho. 

A metodologia 5S busca promover o desdobramento no ambiente organizacional e até mesmo extrapolar os limites da empresa e levar este estilo de vida para outros ambientes da vida dos colaboradores.

Os 5s são palavras no idioma japonês, veja a seguir quais são eles: 

• Seiri = Classificar
• Seiton = Organizar
• Seiso = Limpar
• Seiketsu = Padronizar
• Shitsuke = Manter

Esses 05 conceitos buscam deixar tudo organizado e no seu devido lugar. Desta forma, as pessoas se organizam melhor e, além disso, se sentem melhores e mais produtivas no ambiente de trabalho. 

Agora que você conhece 03 modelos de gestão de processos que vão te ajudar a aumentar os resultados escolha um deles para iniciar e colocar em prática dentro da sua organização e quem sabe até mesmo levar para outros ambientes da sua vida. 

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Ao iniciar um novo projeto, empresa ou campanha é muito comum que as empresas tenham algumas dúvidas e pontos a serem listados, e para isso a Matriz CSD é muito útil. Mas, afinal o que é a Matriz CSD e como posso usar?

Neste artigo você descobrirá o que é a Matriz CSD, como ela funciona e qual é sua importância na hora de iniciar um novo projeto.

O que é a Matriz CSD? 

A Matriz CSD é uma base de inicialização de projetos, essa ferramenta funciona a partir de três questões muito importantes, são elas:

• (Certeza) O que já se sabe a respeito? 
• (Suposições) Quais são as nossas hipóteses?
• (Dúvidas) Quais perguntas ainda devem ser respondidas?

A Matriz CSD nos ajuda a encontrar respostas e a organizá-las de uma forma mais visual, geralmente é utilizada em projetos que são desenvolvidos em grupos, para que todos tenham uma visão de todos os pontos de forma fácil e organizada. 

Para entrarmos mais ainda no detalhe vamos entender a seguir o que pode ser organizado em cada tópico da Matriz CSD: 

Certezas:

Em ‘Certezas’ você poderá colocar tudo aquilo que já sabe ou tem de concreto sobre o projeto. Por isso, a pergunta que deve ser respondida é: O que já se sabe a respeito deste projeto? Desta forma, você conseguirá ter uma visão geral de quais são os elementos de fato que irão fazer parte do seu projeto. 

Suposições:

Em ‘Suposições’ deverá ser colocado tudo aquilo que os envolvidos supõem que sabe o que supõem que irá fazer parte do projeto. Por isso, a pergunta que deve ser respondida é: Quais são as nossas hipóteses/suposições para o projeto?

Dúvidas:

Já em ‘Dúvidas’ você poderá organizar tudo aquilo que ainda não sabe como funciona ou qualquer outra dúvida que o time tenha a respeito do projeto. Por isso, a pergunta que você deverá fazer é: Quais são as perguntas/dúvidas que devem ser respondidas? 

Qual a importância da Matriz CSD? 

A Matriz CSD pode ser usada desde o início de um projeto, pois ela serve para te ajudar a ter um ponto de partida para começar a pôr em prática o seu projeto. A Matriz CSD  também te ajuda a agilizar processos e a otimizar tomadas de decisões. 

Um outro grande benefício que a Matriz CSD nos trás é a facilidade em alinhar todo o conhecimento da equipe que faz parte do projeto. Como ela centraliza todas as ideias de forma organizada e visual em um só lugar, fica muito mais fácil de todos entenderem o que o projeto já tem, o que ainda é uma hipótese e o que precisa ser feito.

Como usar a Matriz CSD no meu projeto?

Existem diversas formas de usar a Matriz CSD no seu projeto, e uma delas é o modelo a seguir:

Etapa 1: Todos os integrantes escrevem seus comentários em um post-it, sobre quais são as suas as certezas, suposições e dúvidas em relação ao tema colocado em pauta.

Etapa 2: Em seguida os integrantes colocam os seus post-its no quadro e dentro da coluna que representa a sua indagação. 

Etapa 3: Na próxima etapa a equipe começa a discutir e pontuar todos os comentários que foram escritos pelos participantes e passam a realizar uma pesquisa de campo para entender todos os pontos. 

Agora que falamos sobre o que é a Matriz CSD, qual a sua importância e como colocar em prática,  aplique a Matriz CSD e coloque em prática os seus projetos.

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Regardless of the size of the company, the fact is that managing a business effectively and successfully is not an easy task, but we know that there are some tools that can make this task easier. That's why we've listed 05 indispensable tools for business management. 

We know that all companies are always working towards one main goal, which is to increase profitability and reduce unnecessary expenses, and that's why it's so important that the aim of each of the tools we're going to talk about next is to help leaders, managers and companies in general to achieve their goals more easily, quickly and with fewer mistakes. 

Check out the following 5 indispensable business management tools for your day-to-day life: 

1- PDCA cycle

We can't fail to mention the famous and much-loved PDCA cycleThis tool is a management technique used mainly to validate the quality of the most widely used processes in the world. 

In translation, each acronym represents an action: Plan, Do, Check, Act. The PDCA cycle allows us to check the effectiveness of action plans that are being put into practice. 

2 – Spot Management

Visual management is the best ally for companies that want to make their goals and objectives clear and visible to the team. The management at a glance methodology allows you to present your results and indicators to the whole team. In this way, the team is always aware of what has already been achieved and what needs to be done to achieve the expected results.

This is a methodology that, when applied well, can have a very positive influence, especially on sales teams, as it is a way of encouraging those who are a little short of reaching their maximum results, and ends up influencing those who for some reason are a little further away.  

3 – Swot analysis

The Swot Analysis or Swot Matrix, as it is also known, is also one of the best-known and most widely used tools in the business world by managers, especially when it comes to strategic planning. 

Each of these acronyms represents internal and external factors that must be analyzed. These factors are: 

• Strengths
• Weaknesses
• Opportunities
• Threats

Swot analysis allows you to analyze and deepen your knowledge of your business and the market in which it operates. 

4 – GUT matrix

The GUT Matrix has three pillars: Severity, Urgency and Tendency. These pillars are intended to help you draw up strategies and also solve problems. The GUT matrix allows you to classify each situation in your company according to the pillars that give it its name: 

Gravity: The manager analyzes the level of impact (quantitative and qualitative) if the situation is not resolved. Each situation is given a score from 1 to 5, where 1 is not serious and 5 is extremely serious.

Urgency: The urgency pillar is used to measure how long it will take to resolve a given situation. The score for this parameter also ranges from 1 to 5, with a score of 1 being something that should wait and a score of 5 being something that needs attention and resolution immediately. 

Trend: The trend pillar examines how the situation is likely to evolve, so it helps to define whether it is something that should be resolved and what the impact will be if it is resolved immediately or later. A score of 1 means that nothing will change if it is not resolved and a score of 5 means that there is a risk of rapid change if it is not resolved. 

5 - Ishikawa diagram

The Ishikawa Diagram is a graphical tool that helps organizations analyze the cause of a problem. The Ishikawa diagram is also popularly known by some other names, such as: Fishbone Diagram, Cause and Effect Diagram, or even the 6Ms Diagram.

The purpose of the Ishikawa diagram is to help management and leadership teams get to the real root of the problem, discovering not only the main cause, but also the factors that influence the predominant cause. 

Now that you know about these 5 tools that are indispensable for business management, choose at least one and start studying more about it and putting it into practice within your company.

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